Xây dựng Trợ lý AI làm việc trong doanh nghiệp của bạn
Công việc, tài liệu, con người và Trợ lý AI cùng ở một nơi. Trợ lý đọc chứng từ, soạn báo giá, trả lời quy trình nội bộ và giao việc có người chịu trách nhiệm — trên dữ liệu của chính công ty bạn, và luôn trình bạn duyệt trước khi ra ngoài.
- Tư vấn miễn phí, không ràng buộc
- Mỗi doanh nghiệp một kho dữ liệu riêng
- Đội triển khai người Việt đồng hành
Yêu cầu của khách vào thẳng Workspace
Zalo OACty Nhật Minh
09:12Bên mình cần báo giá 1.200 thùng carton 5 lớp, giao trước 20/08 nhé.
Việc đến từ Zalo, email hay cuộc họp đều thành một đầu việc có mã số — không nằm lại trong tin nhắn riêng của một người.
Doanh nghiệp bạn có đang gặp những điều này?
Không phải vấn đề thiếu công cụ. Vấn đề là công cụ nằm rải rác và AI chưa vào được công việc thật.
Mỗi thứ một nơi
Tài liệu ở Drive và máy cá nhân, trao đổi ở Zalo, họp ở Meet, lịch ở điện thoại. Cần lại một tệp cũ là phải đi hỏi vòng quanh.
Giao việc xong rồi quên
Sau cuộc họp không rõ ai làm gì, hạn khi nào. Quản lý không theo được việc đang đến đâu, ai đang quá tải, ai đang trễ.
Nhân viên nghỉ là mất dữ liệu
Hồ sơ khách hàng và tài liệu dự án nằm trong Zalo cá nhân và máy riêng. Người mới vào không biết việc đang đến đâu.
Mỗi người một tài khoản AI
Người dùng ChatGPT, người dùng Gemini. Công ty không biết ai đang dùng gì, tốn bao nhiêu và hiệu quả ra sao.
Rủi ro lộ dữ liệu nội bộ
Nhân viên dán hợp đồng, bảng lương, dữ liệu khách hàng vào các công cụ AI công cộng. Công ty không kiểm soát được và không có dấu vết để tra lại.
AI trả lời chung chung
AI trên mạng không biết quy trình, bảng giá và biểu mẫu của công ty bạn — nên trả lời đúng lý thuyết nhưng sai thực tế.
AI đã có mặt trong công ty bạn. Nhưng chưa làm ra được kết quả công việc nào cụ thể.
Một nơi làm việc. Một đội ngũ Trợ lý AI. Một người duyệt cuối cùng.
CakeAI Workspace được xây theo ba lớp, để AI không nằm ngoài công việc mà nằm bên trong quy trình.
Lớp 1 — Workspace: nơi công việc và dữ liệu tập trung
Tài liệu, công việc, lịch, dự án và trao đổi nội bộ nằm chung một chỗ và thuộc về công ty, không thuộc về máy cá nhân của ai. Nhân viên nghỉ việc, dữ liệu vẫn còn.
Lớp 2 — Trợ lý AI: nhân sự số làm việc trong Workspace
Mỗi trợ lý phụ trách một mảng việc rõ ràng, đọc được chứng từ và tài liệu của công ty, và tạo ra kết quả cầm được: tệp báo giá, bảng so sánh, biên bản họp, câu trả lời có trích dẫn, việc cần làm có hạn.
Trợ lý Kinh doanh
Lớp 3 — Bạn duyệt: AI soạn, con người quyết định
Mọi việc có tác động ra bên ngoài — gửi khách, chốt giá, xuất chứng từ — đều dừng lại chờ một lần bấm của con người. Sản phẩm không có chế độ tự gửi.
Đề xuất gửi báo giá cho khách
Trợ lý đã soạn xong. Việc này gửi ra ngoài doanh nghiệp nên dừng lại chờ bạn.
Trợ lý AI làm phần việc lặp lại. Workspace giữ lại toàn bộ dấu vết. Bạn giữ quyền quyết định.
CakeAI khác gì những thứ bạn đang dùng?
So với ChatGPT, Gemini, Claude, chatbot kịch bản và các nền tảng quản trị công việc — sáu chỗ khác nhau rõ nhất, xem lần lượt từng chỗ.
Ở nơi khác
ChatGPT / Gemini— Không biết
Chatbot kịch bản— Rất hạn chế
Ngọc Anh · Kinh doanh
Đơn 1.200 thùng thì chiết khấu bao nhiêu?
Ai được thấy tài liệu này
Đội ngũ Trợ lý AI của bạn
Mỗi trợ lý phụ trách một mảng việc rõ ràng, như khi bạn tuyển thêm người cho từng phòng ban — nhưng làm được ngay từ ngày đầu.
Trợ lý Tài liệu
“Biến mọi tài liệu thành dữ liệu dùng được.”
Đọc ảnh chụp bằng điện thoại, tệp PDF, bản scan và Excel. Trích ra đúng các trường dữ liệu, đối chiếu vào danh mục chuẩn của công ty, rồi điền vào biểu mẫu và xuất tệp hoàn chỉnh.
Xử lý được
- Báo giá nhà cung cấp
- Hoá đơn giá trị gia tăng
- Hợp đồng
- Công văn và quyết định
- Biểu mẫu riêng của doanh nghiệp
Trợ lý Nội bộ
“Hỏi một câu, nhận câu trả lời kèm tài liệu gốc.”
Nhân viên hỏi bằng tiếng Việt thường về quy chế, quy trình, chính sách, hướng dẫn kỹ thuật. Trợ lý trả lời kèm trích dẫn bấm được để mở đúng trang tài liệu.
Nguyên tắc
- Không tìm thấy thì nói rõ là không có
- Đề nghị chuyển câu hỏi cho người phụ trách
- Tuyệt đối không suy đoán
Trợ lý Cuộc họp
“Cuộc họp kết thúc là công việc đã được giao.”
Ghi lại nội dung cuộc họp, tóm tắt các quyết định đã chốt, bóc ra danh sách việc kèm người thực hiện và hạn hoàn thành. Bạn duyệt biên bản một lần, việc tự vào Workspace của từng người.
Làm được
- Biên bản theo mẫu công ty
- Danh sách quyết định
- Giao việc có hạn
- Nhắc việc kỳ trước chưa xong
Trợ lý Kinh doanh
“Từ tin nhắn của khách đến bản báo giá hoàn chỉnh.”
Đọc lịch sử trao đổi với khách, trích ra mặt hàng và số lượng, tra bảng giá đang hiệu lực, rồi soạn báo giá theo đúng mẫu của công ty bạn.
Làm được
- Soạn báo giá
- Gợi ý câu trả lời khách
- So sánh nhiều nguồn báo giá
- Lưu lại mức giá đã chào cho từng khách
Trợ lý Chăm sóc khách hàng
“Không bỏ sót một khách nào.”
Theo dõi khách sau bán, nhắc đúng mốc chăm sóc, soạn tin nhắn theo văn phong của công ty bạn và tạo việc khi phát hiện dấu hiệu khách không hài lòng.
Làm được
- Nhắc mốc chăm sóc
- Soạn tin trao đổi
- Phát hiện khách cần xử lý gấp
- Tạo việc có người chịu trách nhiệm
Trợ lý Điều hành
“Báo cáo tự đến, không phải đi hỏi.”
Gom số liệu rải rác trong công việc hằng ngày thành báo cáo gửi thẳng cho giám đốc, phát hiện việc quá hạn và các dấu hiệu bất thường.
Làm được
- Báo cáo định kỳ
- Cảnh báo việc quá hạn
- Theo dõi tiến độ theo phòng ban
- Trả lời câu hỏi số liệu của lãnh đạo
Ngoài các trợ lý dùng chung của công ty, mỗi người có thể tạo trợ lý riêng cho phần việc lặp lại của mình, từ tài liệu và biểu mẫu của chính mình.
Trợ lý AI làm việc như thế nào?
Mọi trợ lý đều chạy đúng một quy trình. Học một lần, dùng được với tất cả.
Giao việc
Kéo thả tệp, gửi ảnh chụp hoặc nhắn một câu tiếng Việt. Thiếu thông tin, trợ lý hỏi lại — không tự đoán.
Đọc và đối chiếu
Trợ lý đọc chứng từ, tra tài liệu công ty rồi ghép về danh mục chuẩn. Dòng chưa chắc được đánh dấu.
Tạo kết quả
Điền đúng biểu mẫu của công ty và sinh ra tệp hoàn chỉnh — không phải một đoạn chat.
Bạn duyệt
Một thẻ hiện lên: Đồng ý, Sửa, Bỏ qua. Mỗi con số bấm được để xem lấy từ đâu.
Hoàn tất và ghi nhớ
Xuất tệp, lưu dữ liệu, tạo việc theo dõi. Chỗ bạn sửa được lưu làm mẫu cho lần sau.
Việc xong — kết quả và dấu vết nằm lại trong Workspace.
So sánh báo giá từ 5 nhà cung cấp
TRƯỚC ĐÂY
Nhân viên mua hàng nhận 5 báo giá: có nơi gửi PDF, có nơi chụp ảnh bảng giá gửi qua tin nhắn, có nơi gửi Excel. Tên vật tư mỗi nơi viết một kiểu, đơn vị tính khác nhau. Nhân viên gõ tay tất cả vào một bảng Excel để so sánh — mất gần trọn một buổi và rất dễ nhầm.
VỚI CAKEAI
Kéo cả 5 tệp vào trợ lý. Trợ lý đọc từng tệp và hiểu rằng "Thép hộp 40x80 mạ kẽm" của nhà cung cấp A và "Thép hộp 40*80 KG" của nhà cung cấp B là cùng một mặt hàng trong danh mục công ty — còn "Thép hộp 40x80 mạ kẽm dày 1.4" thì không phải. Dòng nào chưa chắc chắn được đánh dấu để bạn kiểm tra.
BẠN NHẬN ĐƯỢC
Bảng so sánh Excel, bản nháp đề xuất mua hàng, và một việc theo dõi có hạn. Bấm "Vì sao?" ở bất kỳ dòng nào để xem đúng vùng ảnh trên báo giá gốc.
Bảng so sánh 5 nhà cung cấp
Xuất ra Excel| Mặt hàng theo danh mục công ty | NCC A | NCC B | NCC C | NCC D | NCC E |
|---|---|---|---|---|---|
| Thép hộp 40x80 mạ kẽm | 18.400 | 18.150 | 18.900 | 18.600 | 19.050 |
| Ống nhựa PVC D90 | 85.000 | 86.200 | 84.300 | 85.500 | 85.900 |
| Co nối 90 độ D90 | 12.000 | 12.400 | 11.800 | 12.100 | 12.600 |
| Thép hộp 40x80 dày 1.4Chưa ghép được vào danh mục — cần bạn xác nhận | — | — | 21.700 | — | — |
Bảng so sánh trợ lý dựng ra — dòng chưa ghép được vào danh mục luôn được đánh dấu để bạn xác nhận.
Đọc được chữ trên ảnh là chuyện dễ. Biết dòng nào là cùng một mặt hàng mới là chỗ tạo ra giá trị — và đó cũng là chỗ bắt buộc phải có bạn duyệt.
Bốn việc tự chạy theo mốc thời gian
Bạn không phải dựng quy trình. Chỉ cần bật và điền vài ô bằng tiếng Việt thường.
Không bỏ sót khách
Có khách mới nhắn tin mà chưa ai trả lời trong thời hạn bạn đặt, hệ thống báo ngay cho người phụ trách.
Trả lời ngoài giờ
Khách nhắn ngoài giờ làm việc, hệ thống phản hồi và tạo việc cho sáng hôm sau.
Theo đuổi khách sau báo giá
Nhắc đúng các mốc bạn đặt sau khi báo giá được gửi đi, và tự dừng ngay khi khách trả lời.
Báo cáo đầu ngày
Số liệu hôm qua và các việc cần xử lý được gửi thẳng cho lãnh đạo vào đầu giờ sáng.
Từ phòng giám đốc đến bàn làm việc của nhân viên
Người quyết định là lãnh đạo, nhưng người dùng hằng ngày là nhân viên. Mỗi nhóm nhận về một phần việc nhẹ đi thấy được.
Giám đốc và Lãnh đạo
- Báo cáo tổng hợp tự sinh từ công việc thật, không ai phải nhập số
- Nhìn được tiến độ, việc quá hạn và phòng ban nào đang tắc
- Kiểm soát được toàn công ty đang dùng AI vào việc gì và tốn bao nhiêu
Quản lý và Trưởng phòng
- Giao việc và theo hạn ở một chỗ, không rơi rớt qua tin nhắn
- Duyệt báo giá và chứng từ ngay trên thẻ, kèm dẫn chứng — duyệt trong vài giây
- Biết ai đang quá tải và ai đang trễ
Nhân viên
- Không phải gõ lại dữ liệu từ ảnh chụp và tệp PDF
- Hỏi quy trình và chính sách công ty bất cứ lúc nào thay vì đi hỏi từng người
- Việc được giao rõ ràng, có hạn, không phải nhớ qua tin nhắn
Quản trị hệ thống
- Phân quyền tài liệu tới từng phòng ban và từng người
- Theo dõi lượt dùng trợ lý, cấu hình trợ lý cho từng phòng
- Toàn bộ hoạt động đều có dấu vết tra được
Dữ liệu công ty ở lại trong công ty
Bốn ràng buộc dưới đây được cài sẵn trong sản phẩm, không phải tuỳ chọn để bật tắt.
Phân quyền trước khi tìm kiếm
Trợ lý chỉ nhìn thấy phần tài liệu mà chính người đang hỏi có quyền xem. Nhân viên kinh doanh hỏi câu mà đáp án nằm trong tài liệu của phòng Nhân sự sẽ nhận được câu trả lời không tìm thấy — hệ thống không để lộ cả tên tài liệu lẫn sự tồn tại của nó.
Không tự động gửi ra ngoài
Gửi tin cho khách, gửi email, xuất báo giá cho đối tác — mọi hành động chạm tới bên ngoài doanh nghiệp đều phải có một lần bấm duyệt của con người.
Không suy đoán
Không tìm thấy dữ liệu, trợ lý nói rõ là chưa có hoặc đánh dấu chỗ còn thiếu — tuyệt đối không tự nghĩ ra một con số, một mức giá hay một điều khoản.
Mọi việc đều có dấu vết
Tra được: trợ lý nào làm, dựa trên dữ liệu nào, ai duyệt và lúc nào. Khi có sự cố, luôn có căn cứ để truy trách nhiệm.
Mỗi doanh nghiệp có một Workspace độc lập. Dữ liệu không chia sẻ giữa các doanh nghiệp.
Sản phẩm được xây bởi đơn vị có năng lực thật
CakeAI Workspace là sản phẩm của 84SOFT — đơn vị phát triển phần mềm cho doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.
Phần mềm cho doanh nghiệp và khối nhà nước
Kinh nghiệm triển khai hệ thống quản lý, số hoá quy trình và tích hợp dữ liệu cho tổ chức nhiều phòng ban.
Am hiểu chứng từ và văn bản hành chính Việt Nam
Quen với hoá đơn, công văn, quyết định và các biểu mẫu doanh nghiệp Việt vẫn dùng hằng ngày, kể cả bản viết tay và bản chụp bằng điện thoại.
Đội triển khai đi cùng doanh nghiệp
Tuỳ biến biểu mẫu, danh mục và quy tắc nghiệp vụ theo từng doanh nghiệp, bắt đầu bằng một công việc thí điểm cụ thể.
Thông tin đối tác và năng lực chi tiết được cung cấp trong buổi tư vấn.
Câu hỏi thường gặp
Những câu hỏi doanh nghiệp hay đặt ra nhất trước khi bắt đầu.
Trợ lý AI của CakeAI chỉ làm việc trên tài liệu, bảng giá và biểu mẫu của chính công ty bạn, và chỉ trong phạm vi người đang hỏi được phép xem. Kết quả trả về là tệp và việc cụ thể, kèm dẫn chứng, chờ bạn duyệt.
Bắt đầu với một công việc cụ thể
Bạn không phải đổi cả cách làm việc ngay. Chọn một việc đang tốn thời gian nhất của công ty, chúng tôi cho bạn xem Trợ lý AI làm chính việc đó.
- Nghe đúng việc đang tốn thời gian nhất của công ty bạn
- Xem trợ lý xử lý thử một bộ chứng từ thật của bạn
- Nhận đề xuất nên bắt đầu từ đâu, không cần cam kết gì thêm